Indemnités kilométriques des salariés : règles de remboursement et justificatifs

Lorsqu'un salarié utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité, l'employeur peut lui verser une indemnité kilométrique (IK). Ce remboursement forfaitaire, calculé à partir du barème fiscal publié chaque année, est exonéré de cotisations sociales dans la limite de ce barème. Pour bien cerner le mécanisme, consultez notre guide pour comprendre les IK et notre page sur le barème kilométrique.

Les règles de remboursement reposent sur plusieurs conditions : l'accord du salarié, le caractère professionnel du déplacement, le respect du barème et la conservation de justificatifs. Ce guide reprend l'ensemble de ces règles pour 2026 et distingue l'indemnité kilométrique de l'avantage en nature véhicule.

Le barème kilométrique 2026, issu de l'arrêté du 27 mars 2023, est identique à celui de 2025. Il s'applique aux voitures selon la puissance fiscale et le kilométrage parcouru. Pour les véhicules 100 % électriques, une majoration de 20 % s'applique sur le montant calculé.

Quand un salarié peut utiliser son véhicule personnel

L'utilisation du véhicule personnel par le salarié n'est jamais imposée par défaut : sauf disposition conventionnelle ou contractuelle contraire, l'employeur doit obtenir l'accord du salarié. Le recours au véhicule personnel se justifie lorsque les déplacements sont nécessaires à l'activité (rendez-vous clients, chantiers, formations) et qu'aucun véhicule de fonction n'est mis à disposition.

Le trajet domicile-travail n'est pas un déplacement professionnel indemnisable au titre du barème kilométrique. Seuls les déplacements effectués dans le cadre de l'activité professionnelle peuvent être remboursés au barème.

Le rôle de l'employeur et du salarié

Le versement de l'indemnité kilométrique suppose une répartition claire des responsabilités. L'employeur et le salarié interviennent à des étapes complémentaires de la chaîne de remboursement.

• L'employeur définit les conditions de remboursement et vérifie que les indemnités respectent le barème fiscal.
• Le salarié tient le carnet kilométrique et conserve les justificatifs de chaque déplacement professionnel.
• L'employeur valide la note de frais et procède au remboursement, rattaché au relevé mensuel.
• Les deux parties conservent les pièces au minimum trois ans, durée qui correspond au délai de reprise de l'administration.

Conditions d'application du barème kilométrique

Le barème kilométrique publié par l'administration fiscale s'applique aux voitures selon deux paramètres : la puissance fiscale (en CV) et la distance parcourue à titre professionnel sur l'année. Le barème 2026, issu de l'arrêté du 27 mars 2023, est identique à celui de 2025.

Le barème couvre la dépréciation du véhicule, les frais d'entretien, l'assurance et la consommation de carburant. Il exclut les péages et les frais de stationnement, qui restent remboursables séparément sur justificatif. Pour les véhicules 100 % électriques, une majoration de 20 % s'applique sur le montant calculé au barème.

Informations et justificatifs à conserver

Pour chaque déplacement indemnisé, le salarié consigne cinq informations principales : la date, le motif professionnel, le lieu de départ et la destination, la distance parcourue et le véhicule utilisé (puissance fiscale et immatriculation). Ce relevé constitue le carnet kilométrique.

• La date du déplacement.
• Le motif professionnel (rendez-vous client, chantier, formation, déplacement entre sites).
• Le lieu de départ et la destination.
• La distance parcourue, exprimée en kilomètres.
• Le véhicule utilisé, avec sa puissance fiscale et son immatriculation.

Un justificatif du motif (facture client, convocation, ordre de mission) renforce le dossier lorsqu'il est disponible. Les pièces sont conservées au minimum trois ans et peuvent être demandées par l'URSSAF ou l'administration fiscale en cas de contrôle.

Véhicule personnel vs véhicule de fonction

La distinction entre véhicule personnel et véhicule de fonction est essentielle, car elle détermine le régime applicable. Avec le véhicule personnel, le salarié perçoit une indemnité kilométrique. Avec le véhicule de fonction, la logique s'inverse : c'est l'employeur qui met le véhicule à disposition.

Pour comprendre la logique de l'avantage en nature véhicule, vous pouvez consulter notre guide sur les avantages en nature.

Distinction entre remboursement de frais et avantage en nature

Le remboursement de frais (indemnité kilométrique) et l'avantage en nature véhicule (AEN) répondent à des logiques opposées et ne se cumulent pas. L'indemnité kilométrique rémunère l'utilisation du véhicule personnel du salarié pour des déplacements professionnels. L'AEN évalue la mise à disposition d'un véhicule de fonction pour un usage personnel.

Pour mémoire, les taux d'évaluation forfaitaire de l'AEN applicables aux véhicules mis à disposition à compter du 1er février 2025 sont les suivants : 15 % du coût d'achat TTC si le salarié paie le carburant, 20 % si l'employeur prend en charge le carburant ; 50 % du coût annuel de la location hors assurance si le salarié paie le carburant, 67 % du coût annuel global (location + carburant) si l'employeur prend en charge le carburant. Les véhicules 100 % électriques bénéficient d'un abattement de 70 % sur l'AEN, plafonné à 4 641,60 € par an et applicable jusqu'au 31 décembre 2027.

Ce guide présente des informations à caractère général et ne constitue pas un conseil fiscal personnalisé. En cas de doute sur votre situation, rapprochez-vous d'un professionnel comptable ou de l'administration compétente.